Heb je een interessante nieuwsbrief verstuurd naar jouw klanten? Of verstuur je vaak transactionele email die persoonlijk is en waarbij het belangrijk is dat deze wordt gelezen? Als je een belangrijke email verstuurd, wil je uiteraard dat deze goed aankomt. Helaas kan het voorkomen dat jouw mail in de spam beland. Waarom belanden sommige mails in de spam? En wat kan je hier tegen doen?
Wat is spam eigenlijk?
Het kan voorkomen dat jouw belangrijke mail in de spamfolder belandt. Maar wat is spam eigenlijk? Spam is een verzamelnaam voor het ontvangen van ongewenste mails in een mailbox. Dit zijn mails die je ongevraagd ontvangt. Denk bijvoorbeeld aan een nieuwsbrief waar jij je niet voor hebt aangemeld. Deze mailtjes zijn vaak gekenmerkt als commercieel. Gelukkig is spam niet gevaarlijk, in vergelijking tot phishing. Bij phishing wordt namelijk een mail door een internetcrimineel verstuurd om gevoelige informatie te winnen.
Redenen waarom emails in de spam belanden
Voordat jouw email aankomt bij een klant of bedrijf, wordt deze vrijwel in alle gevallen eerst gefilterd. Het ontvangen van spam kan namelijk erg vervelend zijn. Denk aan ongewilde advertenties, aanbiedingen of winacties. Het filteren van mails zorgt ervoor dat deze vervelende mailtjes direct in een spamfolder terecht komen. Helaas kan het ook voorkomen dat een email onterecht als spam wordt aangewezen. Er zijn verschillende redenen waarom jouw email als spam kan worden aangemerkt, deze worden onderstaand toegelicht.
Jouw mail bevat spamgevoelige content
Zoals eerder vermeld worden alle uitgaande mailtjes eerst gefilterd. Hier wordt onder andere gekeken naar spamgevoelige woorden. Dit zijn woorden die geassocieerd kunnen worden met spam: denk aan termen als ‘gratis’ of ‘win’. Ook het overmatig gebruik van hoofdletters, onnodige spaties en uitroeptekens kunnen als spam worden gezien. Dit geldt ook voor het toevoegen van teveel bijlagen. Je kunt dus begrijpen dat spamfilters soms erg streng zijn afgesteld, waardoor jouw belangrijke mailtje onterecht als spam wordt aangemerkt.
Een incorrect SPF-record
In sommige gevallen kan het door jouw gestuurde mailtje in de spam terecht komen omdat je beschikt over een incorrect SPF-record, oftewel Sender Policy Framework. Dit houdt in dat je als verzender van een email niet gemachtigd bent om iets te verzenden namens de afzender van het bericht. In dat geval zal een spamfilter denken dat de afzender vervalst is, waardoor je mail als spam wordt aangemerkt.
Teveel emails willen versturen
Het klinkt misschien gek, maar wanneer je emails wilt versturen naar teveel ontvangers kan jouw bericht als spam worden aangemerkt. Veel email services als Gmail of Outlook hebben daarom een maximum ingesteld om spam te voorkomen. Grootschalig emails versturen wordt in dit soort gevallen dus onmogelijk gemaakt. Hoewel jouw email wellicht niet van commerciële aard is, wordt het op deze manier wel als spam aangemerkt.
Spam voorkomen met een SMTP server
Hoe voorkom je dat jouw belangrijke emails in de spam terechtkomen? Het verwijderen van spamgevoelige content, het controleren van jouw SPF-record en je houden aan de limiet van een emailservice is soms niet genoeg. Het kan erg lonen om een SMTP server aan te schaffen.
SMTP, ook wel bekend als een Simple Mail Transfer Protocol, is in staat om mailtjes over het internet te versturen. Jouw uitgaande email wordt aangeboden bij de SMTP-server, waarna deze ervoor zorgt dat het bericht op de goede server elders op het internet wordt afgeleverd. Hiermee ben je in staat om honderden, duizenden of zelfs miljoenen emails per maand te versturen, zonder dat deze in de spam terechtkomen. Het aanschaffen van een dergelijke email server hoeft gelukkig niet ingewikkeld of duur te zijn. Zo biedt Inboxroad verschillende pakketten te vinden op de markt, voor toegankelijke prijzen!
