Door meerdere projectleiders te betrekken bij een project en verantwoordelijk te maken, wordt kennis van de diverse afdelingen op zijn best gebruikt. Er ontstaat een team van mensen met allemaal hun eigen krachten en kennis, waarmee de grootste kans bestaat om succes te boeken. Of het nou gaat om het tackelen van een probleem of het schrijven van een nieuwe strategie, je hebt iedereen aan boord. Er wordt een algemeen verantwoordelijkheidsgevoel opgeroepen bij de hele organisatie. Dit in tegenstelling tot het traditionele model waarbij afdelingen allemaal aan een eigen afgebakend project werken, separaat van elkaar. Hierbij enkele tips voor iedere matrixorganisatie.
Stroomlijn rollen binnen je matrixstructuur
Om het proces van matrix werken zo efficiënt mogelijk uit te rollen binnen je organisatie, dien je je te houden aan een aantal regels. De belangrijkste is rolverdeling. Wie neemt de leiding in de verschillende teams en wie stuurt vervolgens alle teamleiders aan? Hoe wordt er gerapporteerd en wanneer vindt er overleg plaats? Zorg dat alle managers dezelfde kennis en planningen beschikken. Wanneer iedereen duidelijke rollen heeft, kunnen medewerkers elkaar ook aanspreken en scherp houden.
Blijf reflecteren en roteer
Maak de matrix een terugkomend onderwerp op het kwartaaloverleg. Laat iedereen zijn feedback en verbeterpunten inbrengen, maar deel ook de succesmomenten. De organisatiestructuur heeft veel impact op ieder zijn werk, dus het is van groot belang dat iedereen zich goed genoeg bij voelt om zijn werk te verrichten. Wanneer je met je bedrijf voor nieuwe uitdagingen komt te staan, kan het ook goed zijn om te roteren van rollen. Je matrix moet altijd een middel zijn om je bedrijf te steunen, dus als het machtsevenwicht hiervoor tijdelijk moet verschuiven dan is dat zo.
Voorkom tijdsverlies
Het hanteren van een matrixorganisatie brengt ook enige risico’s met zich mee. Door meer mensen te betrekken bij een project ben je ook veel meer manuren kwijt. Er vindt meer overleg plaats wat leidt tot meer vergaderingen, en uren die ook in ander werk gestoken kunnen worden. Planning en bewaking van prioriteiten is daarom erg belangrijk bij het bewaken van de matrix structuur.
