Als webshopeigenaar weet je waarschijnlijk dat voorraadbeheer een heel belangrijk onderdeel is van een goede webshop. Een gebalanceerd voorraadsysteem zorgt er namelijk voor dat jij altijd het overzicht en de controle kunt behouden. De binnenkomende en uitgaande voorraadstromen wisselen elkaar naadloos af en je blijft voortdurend op de hoogte van de status. Je verkleint daarmee de kans dat een product onverwacht ontbreekt. Een storing, een vertraagde levering of een vraagpiek kan nog steeds tot een tekort leiden. Optimaal voorraadbeheer is van groot belang voor de groei van jouw webshop. In deze blog bespreken we wat voorraadbeheer is en waarom dit zo waardevol is.
Goed voorraadbeheer houdt genoeg voorraad beschikbaar zonder onnodig kapitaal en ruimte vast te zetten. Betrouwbare artikeldata en vaste ontvangst- en telprocessen vormen de basis.
Wat betekent voorraadbeheer?
Je wilt natuurlijk niets liever dan dat jouw voorraad wordt verkocht. Op het moment dat het verkocht is, moeten de producten probleemloos worden aangevuld. Alleen op deze manier kun je continu blijven voorzien in de behoeftes van jouw klanten. Als we inzoomen op het begrip ‘voorraadbeheer’, is de definitie als volgt: het beheer van voorraden van de eigen onderneming of die van een klant. Dit omvat dus alle goederenstromen binnen de onderneming, zowel inkomende als uitgaande goederen. In veel situaties gaan deze stromen hand in hand met de hoeveelheid opslagruimte en de verkopen. Helaas heeft niet iedere ondernemer de ruimte om zijn voorraad op de juiste manier op te slaan.
Het belang
Een goed voorraadbeheer is zo belangrijk omdat het verschillende voordelen met zich meebrengt. Allereerst speelt het kostenplaatje een belangrijke rol. Door precies te weten hoeveel je moet inkopen en moet opslaan, voorkom je te hoge inkoopkosten. Daarnaast heb je zo een beter beeld van wat je daadwerkelijk verkoopt. Zo kun je dode voorraad, te hoge voorraden en tekorten eerder herkennen en gerichter bijsturen.
Efficiënt werken
Wil jij jouw voorraadbeheer efficiënt inrichten en gestructureerd werken? Ga dan aan de slag met de volgende 3 kernbegrippen: centraliseren, synchroniseren en categoriseren. Allereerst wil je werken met één systeem. Dit pas je volledig toe op het gehele magazijn of de hele opslag. Al jouw medewerkers weten dan ook direct waar ze moeten zijn met vragen of onduidelijkheden. Maak je al gebruik van één systeem? Zorg dan dat alle processen met elkaar zijn gesynchroniseerd. Dat begint bij de ontvangst van de goederen en eindigt bij het verzenden van een bestelling. Tot slot categoriseren. Deel alle producten eenvoudig in op basis van de juiste categorie en verwerk de gegevens in een voorraadbeheersysteem.
Groei met jouw webshop
Heeft een goed voorraadbeheer nog veel geheimen voor jou? Heb je geen tijd om alles volledig opnieuw in te richten? Dan is het uitbesteden van jouw fulfilment mogelijk een goede oplossing. Een geschikte fulfilmentpartij zoals Monta weet wat er gevraagd wordt om de volledige orderverwerking in goede banen te leiden. Kies jij voor voorraadbeheer door Monta, dan kun je binnen no-time de volgende stap zetten met jouw webshop. Alles is volledig ingericht om jouw klanten snel te voorzien van de juiste producten.
Werk met bestelpunten en uitzonderingen
Bereken per artikel verbruik, levertijd en gewenste veiligheidsvoorraad. Geef snelle, onregelmatige en kostbare artikelen een andere behandeling. Controleer afwijkingen bij ontvangst en registreer schade, retouren en derving met een vaste reden.
Tel risicovolle of snelverkopende voorraad vaker dan rustige artikelen. Vergelijk systeem en werkelijkheid en onderzoek oorzaken van verschillen. Pas bestelpunten aan bij seizoen, acties of veranderende levertijden in plaats van één instelling het hele jaar te gebruiken.
Een bestelpunt berekenen met een fictief artikel
Een bestelpunt geeft aan wanneer je een nieuwe bestelling moet plaatsen. Een eenvoudige startberekening is de verwachte vraag tijdens de levertijd plus een veiligheidsvoorraad. Dat is een planningsregel met aannames, geen garantie dat er nooit een tekort ontstaat.
In dit fictieve voorbeeld verkoop je gemiddeld tien stuks per dag. De leverancier heeft vijf dagen nodig om te leveren en je kiest voorlopig twintig stuks als buffer. Het bestelpunt is dan 10 × 5 + 20 = 70 stuks. Onderzoek bij die grens hoeveel voorraad daadwerkelijk beschikbaar is, welke klantorders al zijn toegezegd en welke bestellingen onderweg zijn. Anders kan het systeem te vroeg of te laat opnieuw bestellen.
De grootte van de nieuwe order volgt niet automatisch uit het bestelpunt. Neem ook minimale bestelhoeveelheden, beschikbare ruimte en vraagschommelingen mee. Als de levertijd tijdelijk acht dagen wordt, verandert de berekening bij gelijke vraag en buffer naar 100 stuks. Controleer daarom de instellingen bij vertraagde leveranciers of een geplande actie.
Registreer retouren pas als verkoopbare voorraad wanneer ze zijn gecontroleerd. Een ontvangen maar beschadigd product telt niet mee voor dezelfde levering als een goedgekeurd artikel. Bespreek systeemverschillen met de medewerker die ontvangst of telling uitvoert en leg de oorzaak vast. Dat levert meer op dan uitsluitend het voorraadgetal corrigeren.
