Het efficiënt bijhouden van urenregistratie is voor veel bedrijven erg belangrijk. Je krijgt inzicht in het aantal gewerkte uren. Dit dient niet alleen ter controle, maar kan ook dienen als belangrijke data. Door inzicht te krijgen in het aantal gewerkte uren per project kan je eventueel veranderingen doorvoeren in verschillende processen. Vraag jij je af wat de voordelen zijn van urenregistratie? Wij noemen er vier. Benieuwd welke dit zijn? Lees dan snel verder en kom erachter.
Urenregistratie laat zien waar tijd en projectbudget worden gebruikt. De informatie wordt bruikbaar wanneer medewerkers dezelfde definities hanteren en alleen de details vastleggen die nodig zijn voor facturatie, planning of verbetering.
1. Het onderbouwen van inzet
Door het efficiënt bijhouden van urenregistratie kun je jouw inzet onderbouwen. Het kan namelijk zijn dat een proces bijvoorbeeld niet verloopt zoals je had verwacht. Door middel van het registreren van jouw gewerkte uren kun je vaak goed onderbouwen waarom een project anders is verlopen dan je had verwacht. Het is daarom belangrijk dat je altijd direct je uren invoert en dit niet uitstelt tot het laatste moment. Op het laatste moment heb je namelijk geen duidelijk overzicht meer van de uren die jij aan een bepaalt project hebt gewerkt.
2. Transparantie naar de klant
Door jouw gewerkte uren voor een bepaalde klant te delen met de betreffende klant, zorg je voor transparantie. De klant kan dan zien hoe lang je bezig bent geweest met een bepaalt project. Dit voorkomt vaak eventuele discussies.
3. Inzicht in rendabiliteit van projecten
Door het aantal gewerkte uren per project te registreren krijg je inzicht in de rendabiliteit per project. Je kunt de gewerkte uren dan omzetten in statistieken. Aan de hand van deze statistieken krijg je inzicht in de kosten die wat zeggen over de rendabiliteit van een project. Kom je erachter dat een bepaalt project niet rendabel is? Dan kun je eventueel veranderingen doorvoeren in het proces en deze afstemmen met de klant.
4. Basis voor toekomstige planning
Door inzicht te krijgen in het aantal gewerkte uren aan een bepaalt project, kun je rekening houden met je toekomstige planning. Je weet ongeveer hoeveel tijd je nodig hebt voor een soortgelijk project. Dit maakt het ook een stuk makkelijker om een offerte op te stellen voor een nieuw project van een klant.
Jouw uren registratie regelen met TimeChimp
Ben je op zoek naar een tool waar jij makkelijk en snel jouw urenregistratie kunt bijhouden? Neem dan eens een kijkje op de website van TimeChimp. Dit bedrijf biedt een tool aan waarbij je niet alleen jouw gewerkte uren kunt registreren, maar daarnaast ook bijvoorbeeld verlof en ziekte. Op deze manier wordt het saldo altijd automatisch doorberekend en krijg je een duidelijk inzicht in de gewerkte uren.
Houd urenregistratie eenvoudig
Werk met een beperkt aantal projecten en activiteiten en leg uit wanneer reistijd, overleg of herstelwerk wordt geboekt. Laat medewerkers dagelijks of wekelijks controleren, zodat schattingen niet pas aan het einde van de maand worden gemaakt.
Gebruik rapportages om begroting en werkelijkheid te vergelijken, niet om iedere minuut te beoordelen. Bespreek structurele overschrijdingen op proces en scope. Beperk toegang tot gegevens en spreek bewaartermijn en correctieprocedure af.
