Het ontvangen van de sleutels van jouw eerste kantoorruimte is een mooi moment. Deze sleutels staan namelijk symbool voor een nieuw begin waar je hoogstwaarschijnlijk al lang naar uit hebt gekeken. Je kunt jouw bedrijfsactiviteiten eindelijk gaan uitvoeren op een professionele werkplek die bij jou en jouw bedrijf past! Hoewel dit een hele mooie stap is, kan de overstap naar een nieuwe ruimte een overweldigende stap zijn. Veel startende ondernemers hebben namelijk geen ervaring met het inrichten van een kantoorruimte en weten niet waar ze moeten beginnen. Begin je met de aankleding, de bureaustoelen of juist met het uitzoeken van een geschikte lockerkast? In dit artikel vind je een aantal tips waarmee je dit proces een stuk gemakkelijker kunt maken.
Een praktische indeling
Allereerst moet er natuurlijk worden nagedacht over de verdeling van de ruimte. Zal je vooral zelf aanwezig zijn in de kantoorruimte of zullen er ook nog andere mensen een werkplek nodig hebben? Wanneer er dagelijks meerdere mensen aanwezig zullen zijn is het belangrijk dat iedereen genoeg ruimte heeft om productief te kunnen werken. Dit betekent dat er genoeg bureaus aangeschaft moeten worden en dat deze op een praktische plek gepositioneerd moeten worden. Beoordeel niet alleen of bureaus passen, maar ook of mensen veilig kunnen lopen, stoelen kunnen verschuiven en kasten kunnen openen. Laat de benodigde ruimte en toepasselijke eisen beoordelen voor de daadwerkelijke indeling; losse maatgetallen zijn geen volledige werkplektoets.
Genoeg ruimte
Zorg ervoor dat iedereen genoeg ruimte heeft voor zijn/haar benodigdheden (zoals bijvoorbeeld twee computerschermen) en dat er ook genoeg ruimte overblijft om te bewegen. Goede ergonomische stoelen nemen tegenwoordig best wel wat ruimte in dus zorg ervoor dat de tafelbladen hier lang en diep genoeg voor zijn. Vergeet ook niet na te denken over genoeg kastruimte (met veilige lockers voor waardevolle spullen) en natuurlijk een plek om te ontspannen tijdens de lunch.
Comfort
Natuurlijk wil je ook een comfortabele plek creëren voor je medewerkers en jezelf. Wanneer je de productiviteit van je medewerkers zo hoog mogelijk wilt houden, zal je namelijk voor een comfortabele werkomgeving moeten zorgen. Dit betekent dat je na moet gaan denken over de details. Plantenbakken of schermen kunnen de indeling verduidelijken, maar voorkomen niet automatisch afleiding of geluidsoverlast. Worden de schermen in de ruimte onleesbaar door het felle zonlicht? Zorg in dat geval voor de juiste raambekleding. Een comfortabele zithoek met zachte stoelen en banken mag natuurlijk ook niet ontbreken in jouw kantoorruimte, net zoals een (kleine) keuken met een koelkast en een koffieapparaat.
Aankleding
De laatste stap van het inrichten van een kantoorruimte is de aankleding. Veel ondernemers vinden het namelijk belangrijk om hun medewerkers en klanten te kunnen ontvangen in een representatieve en inspirerende ruimte. Geef de ruimte een professionele uitstraling door de muren te verven in kleuren die bij jouw bedrijf passen en zorg ervoor dat jouw bedrijfslogo goed zichtbaar is. Planten en andere decoratieve accessoires zullen de ruimte direct een stuk meer ‘af’ laten voelen. Voor je het weet heb je een kantoorruimte waar je trots op kunt zijn.
Begin in 2026 met het werkpatroon
Tel hoeveel mensen doorgaans tegelijk aanwezig zijn en welke activiteiten zij uitvoeren. Een team dat veel videobelt heeft andere ruimtes nodig dan een team dat vooral stil aan documenten werkt. Bespreek ook ontvangsten, overleg met klanten en piekdagen. Zo voorkom je dat de plattegrond alleen aansluit bij een gemiddelde dag die zelden voorkomt.
Maak een schets met vaste onderdelen zoals deuren, ramen, aansluitingen en installaties. Teken daarna de looproutes en functies in. Zet een druk koffiepunt niet direct naast een concentratiewerkplek en reserveer een plek voor gesprekken. Test de schets met medewerkers voordat je meubels bestelt of vaste scheidingen laat plaatsen.
Controleer techniek voordat de meubels komen
Loop na waar stroom en netwerkaansluitingen nodig zijn. Houd kabels buiten looproutes en zorg dat aansluitingen bereikbaar blijven voor onderhoud. Controleer de draadloze dekking op de geplande werkplekken, ook in vergaderruimtes. Een bereikindicatie alleen zegt nog niet of een videogesprek op die plek goed blijft werken.
Bekijk verlichting op verschillende momenten van de dag. Direct zonlicht, reflecties en donkere hoeken vragen mogelijk om andere oplossingen. Laat medewerkers stoel, bureau en schermpositie samen uitproberen. Een losse aankoop die ergonomisch wordt genoemd, maakt de totale werkplek niet vanzelf geschikt voor iedere gebruiker.
Maak opslag en beheer eenvoudig
Bepaal wat op de werkplek moet blijven en wat gedeeld kan worden opgeslagen. Kies bij lockers een werkbare manier om sleutels of toegang te beheren. Spreek af wie helpt bij verlies en hoe een vak wordt vrijgemaakt wanneer iemand vertrekt. Bewaar vertrouwelijke documenten op een passende afgesloten plek, niet in een open kast voor bezoekers.
Maak ook afspraken over schoonmaak, afval en het achterlaten van flexplekken. Een mooie inrichting blijft alleen bruikbaar wanneer spullen een vaste bestemming hebben. Zet instructies op de plek waar ze nodig zijn en houd ze kort. Vraag na enkele weken wat in het dagelijks gebruik onhandig blijkt.
Verdeel het budget over noodzakelijke stappen
Reserveer eerst geld voor veilige, bruikbare werkplekken en noodzakelijke technische aanpassingen. Decoratie kan later worden aangevuld. Neem levering, montage en onderhoud mee in offertes, zodat bedragen vergelijkbaar zijn. Controleer bij een huurpand vooraf welke veranderingen zijn toegestaan en wie verantwoordelijk is voor herstel bij vertrek.
Plan tenslotte een evaluatie na de ingebruikname. Loop samen met het team door de ruimte en noteer concrete problemen, zoals te weinig opbergruimte of een hinderlijke looproute. Kleine verplaatsingen kunnen soms voldoende zijn. Leg grotere wensen vast voor een volgende stap, in plaats van alles tegelijk opnieuw aan te schaffen.
