Marktontwikkelingen, veranderende vraag, technologie of interne groei kunnen een organisatie tot aanpassing dwingen. Leidinggevenden moeten die verandering begrijpelijk en uitvoerbaar maken: leg de reden uit, benoem de gevolgen en geef het team tijd en ondersteuning om anders te werken.
De rol van de manager
Tijdens veranderprocessen is de manier waarop er leiding wordt gegeven en de hierbij horende communicatie cruciaal voor het resultaat. Hier is een belangrijke rol gelegd voor managementfuncties, die een groep mensen hebben te begeleiden. Eerst moet iedereen het belang van de verandering goed inzien, voordat de nieuwe manier van werken wordt geaccepteerd en aangenomen. De rol van de manager is dat hij allereerst een vertrouwde werkomgeving schept en zijn team gerust weet te stellen. Zo wordt de grootste weerstand weggenomen. Vervolgens moet hij duidelijke richtlijnen scheppen en sturing geven.
De reacties van medewerkers
Medewerkers kunnen verschillend reageren op veranderingen. Grotendeels is dit ook afhankelijk van de bedrijfscultuur en organisatiecultuur van het bedrijf. Enkele vragen die de reactie van medewerkers bepalen zijn: ‘Hoever gaat de verandering?’, ‘Wat gebeurt er precies met mijn positie?’ en ‘Word ik hier beter of slechter van?’. Het is belangrijk om deze twijfels en vragen zo goed mogelijk te beantwoorden, zodat er geen ongerustheid ontstaat binnen het team.
Uitvoeren en coachen
Een slimme manager kiest een aantal stakeholders die de verandering binnen het team gaan trekken. Denk goed na over wie je deze sleutelrol geeft. Het op maat gemaakte plan om de verandering uit te voeren wordt door deze sleutelpersonen uitgevoerd. De manager bewaakt het hele proces en geeft zelf het goede voorbeeld. Ook is het de rol van de manager om iedereen continu te coachen, zeker het personeel dat dankzij de verandering andere werkzaamheden heeft gekregen.
Maak verandering meetbaar
Vertaal het plan naar zichtbare stappen: wat verandert, voor wie, per wanneer en met welke ondersteuning? Richt een kanaal voor vragen in, wijs per beslissing een verantwoordelijke aan en volg enkele eenvoudige signalen, zoals gebruik van het nieuwe proces, fouten en werkdruk. Feedback moet het plan kunnen bijsturen.
Wat heeft een team tijdens verandering nodig?
Een team heeft vooral duidelijkheid nodig over wat vaststaat, wat nog openligt en welke keuze het zelf kan maken. Vertaal het veranderdoel naar concreet gedrag en werkprocessen. Alleen vertellen waarom iets nodig is, is niet genoeg als rollen, hulpmiddelen of prioriteiten onduidelijk blijven.
Plan korte terugkoppelmomenten en verzamel vragen zichtbaar. Kijk naar gebruik van de nieuwe werkwijze, fouten, doorlooptijd en werkdruk. Als dezelfde blokkade terugkomt, pas dan het proces of de ondersteuning aan. Dat is nuttiger dan weerstand als een persoonlijk probleem van medewerkers te behandelen.
