Vaak zie je door het vele aanbod en verschillende aanbieders door de bomen het bos niet meer. De zoektocht naar een geschikte kantoorruimte kan een lastig en vermoeiend traject zijn. Lees onderstaande tips om dit proces leuker en makkelijker te maken.
Breng je huidige situatie in kaart
Schets een duidelijk beeld van je huidige situatie. Waarom heb je een nieuw kantoor nodig? Is er sprake van groei of krimp? Loopt het huidige huurcontract af? Is je bedrijf toe aan een nieuwe inspirerende werkomgeving? Het is belangrijk om te weten waarom je de zoektocht start. Ook is het heel belangrijk om in kaart te brengen van welke services en faciliteiten er dagelijks gebruik wordt gemaakt in jouw kantoor. Heeft het bedrijf bijvoorbeeld eigen meubilair in bezit? Zo ja, hoeveel bureaus en stoelen? Maak je als bedrijf veel gebruik van bijvoorbeeld een bedrijfsrestaurant of de receptie? Door dit in kaart te brengen kom je achter jouw specifieke wensen en eisen voor een nieuw kantoor. Een heldere zoekvraag brengt je bij stap 2!
Bepaal de benodigde vierkante meters kantoorruimte
Hoe groot het nieuwe kantoor worden is afhankelijk van het aantal personen dat dagelijks gebruik van de ruimte maakt. Denk ook aan groeiambities, flexibele werknemers en stagiairs. De overheid heeft vastgelegd dat de minimale metrage per persoon 7m² moet zijn (NEN 1824). Gemiddeld moet je dus rekenen op 7m² tot 10m² per persoon voor een inschatting van hoe groot het nieuwe kantoor circa moet worden. Veel bedrijven hebben bijvoorbeeld ook behoefte aan vergaderruimtes of break-out ruimtes.
Bepaal de behoeften: zet je wensen en eisen op een rij
Na het bepalen van de grootte is het belangrijk om overige wensen en eisen in kaart te brengen. Hoe belangrijk is bijvoorbeeld de ov-bereikbaarheid? Zijn er parkeerplekken op het eigen terrein? Ga je de indeling en inrichting van het pand elf verzorgen of uitbesteden? Wat tot slot heel belangrijk is om voor jezelf te bepalen is het budget, het bedrag dat je kunt uitgeven aan de ruimte.
Schakel een kantoorruimtespecialist in
Kantoorspecialisten zijn dagelijks bezig om zoekvragen van bedrijven in kaart te brengen. Door een aantal slimme vragen te beantwoorden kunnen deze kantoorspecialisten heel gericht een passende selectie van kantoorpanden maken. Elk bedrijf is anders, elke zoekopdracht is anders en daarom is het maatwerk dat een kantoorspecialist kan bieden zo belangrijk.
Ga zoveel mogelijk kantoorruimtes bezichtigen
Een bezichtiging is essentieel om de nieuwe ruimtes/locaties te ervaren. Het gevoel dat je krijgt bij een ruimte moet goed zijn en bij de bedrijfsidentiteit passen, en dit kun alleen jij zelf bepalen. Het is daarom verstandig om zoveel mogelijk kantoorruimtes te bezichtigen. Zo kun je een goede vergelijking maken van de verschillende ruimtes.
Kies een kantoor en verhuurder die bij je passen
In je uiteindelijke beslissing zijn verschillende factoren doorslaggevend. De prijs/kwaliteitverhouding is belangrijk maar de werkomgeving moet ook prettig zijn. Je werknemers moeten zich thuis voelen. Het persoonlijke gedeelte, het gevoel, is vaak doorslaggevend. Het klinkt misschien vaag, maar er moet een klik zijn tussen de ruimte, de omgeving, jouw bedrijf en de verhuurder. De zoektocht naar een kantoorruimte moet vooral leuk zijn en bovenstaande tips kunnen jou daarbij goed helpen.
Een kantoor zoeken met meetbare eisen
Zet vóór de bezichtigingen de harde eisen op papier: aantal werkplekken, bereikbaarheid, looptijd, groeiruimte en maximaal totaalbudget. Reken naast huur ook servicekosten, inrichting en herstelverplichtingen mee. Laat gebruikers de shortlist beoordelen op dagelijkse routes en werkzaamheden. Zo voorkomt het team dat uitstraling zwaarder weegt dan praktisch gebruik.
Vragen voor iedere kantoorbezichtiging
Een bezichtiging wordt bruikbaar wanneer alle locaties op dezelfde punten worden beoordeeld. Vraag wat exact in huur en servicekosten zit, hoe indexering werkt, welke borg en opzegtermijn gelden en wie betaalt voor aanpassingen, herstel en onderhoud.
- Kunnen medewerkers er tijdens hun normale reistijden goed komen?
- Zijn geluid, klimaat, daglicht en vergaderruimte passend bij het dagelijkse werk?
- Welke internetverbinding, toegangsbeveiliging en noodvoorzieningen zijn aanwezig?
- Mag de ruimte worden uitgebreid, gedeeld of onderverhuurd als de bezetting verandert?
- Welke energiedocumentatie, vergunningen en gebruiksbeperkingen horen bij het pand?
Noteer antwoorden tijdens de rondgang en laat contract, bijlagen en opleverstaat juridisch of bouwkundig controleren wanneer de omvang of looptijd dat rechtvaardigt.
