Je hebt een bedrijf en goede zakenrelaties. Maar wat nu als een klant maar niet betaalt? In dit artikel lees je hoe jouw klanten zo snel mogelijk openstaande facturen betalen terwijl je een goede klantrelatie behoudt en welke juridische stappen je eventueel kunt zetten.
Bij een onbetaalde factuur helpt een vaste opvolging: controleer de factuur, neem persoonlijk contact op, bevestig afspraken schriftelijk en schaal pas daarna op. Bewaar bewijs van levering, communicatie en betalingstermijn.
Een goede klantrelatie behouden
Eén van de belangrijkste dingen in je bedrijf is het onderhouden van goede relaties met jouw klanten. Zij zorgen immers voor je omzet en een goede service wordt erg op prijs gesteld. Het kan voorkomen dat je klant de rekening niet betaald heeft en het termijn al een tijd verstreken is. Zeker als startende ondernemer kun je een opgelaten gevoel hebben bij het benaderen van je klant bij dergelijke zaken. Je wilt de klant graag behouden, maar hebt ook recht op betaling. Daarnaast komen er bij jou allerlei gevoelens naar boven; het is niet leuk wanneer je een dienst verleent en je geen geld voor jouw harde werk krijgt. Daarnaast kost het je veel tijd en energie om achter de klant aan te zitten en heb je zelf ook je betalingsverplichtingen, zowel zakelijk als privé, die nu vertraging oplopen.
Een manier om een goede klantrelatie te behouden, is door de klant allereerst een herinnering te sturen waarin je een termijn vaststelt waarin de klant dient te betalen. De brief mag zakelijk zijn, maar wees wel vriendelijk. Klanten zijn eerder geneigd om positief te reageren op een vriendelijke herinnering dan een boze brief; dat verhoogt de kans dat de klant direct betaalt.
Het voordeel van de twijfel
Niet alleen het sturen van een herinnering waarin je beleefd en vriendelijk blijft, is een goede manier om de klantrelatie te behouden; wanneer je klant niet betaald heeft, kun je ze ook even bellen om ze eraan te herinneren. Dit is een persoonlijke benadering die erg op prijs gesteld kan worden en je kunt meteen vragen naar de reden dat de betaling uitblijft. Sommige klanten zijn simpelweg wat vergeetachtig of er speelt iets anders waardoor de betaling niet voldaan wordt. Ga met elkaar in gesprek en toon begrip voor de klant; dat is goed voor jullie onderlinge verhouding. Uiteraard mag je in dit gesprek benoemen dat het voor jou belangrijk is dat de betaling wordt voldaan en je kunt een betalingsregeling voorstellen.
Door je open te stellen voor de situatie van jouw klant en mee te denken in oplossingen, biedt je de klant ruimte om de betaling te voldoen en zo kun je op een prettige manier blijven samenwerken of de samenwerking in de toekomst vredig beëindigen.
Het inschakelen van een incassobureau
Wanneer een klant maar niet betaalt, vriendelijkheid en begrip niet helpen en de klant niet openstaat om samen met jou een regeling te treffen, wordt het tijd om actie te ondernemen. Het inschakelen van een incassobureau Tilburg biedt dan uitkomst. De advocaat van het incassobureau begrijpt hoe belangrijk het is dat je op goede voet blijft met je klant; daarom helpt de advocaat je graag door een herinnering vanuit het incassobureau te sturen. Een incassobureau wordt al snel serieus genomen door de klant, wat ervoor zorgt dat klant de factuur vrijwel direct betaalt. Het voordeel is dat het incassobureau de tijd en mankracht heeft om meerdere herinneringen te sturen. Zo kun jij je focussen op het runnen van je zaak.
Mijn klant en ik komen er niet uit
Wanneer de klant en jij er niet uitkomen en herinneringen vanuit een incassobureau geen oplossing bieden, kun je een gerechtelijke procedure starten. Ook daar kan een incassobureau je bij helpen. Samen met de incasso advocaat ga je in gesprek met jouw klant; dit kun je zien als een vorm van mediation waarbij de advocaat als neutrale partij het gesprek leidt en uiteraard voor jouw belangen als ondernemer opkomt. Mochten dergelijke gesprekken niet werken, kan er altijd een rechtszaak van worden gemaakt waarover de rechter uitspraak doet. Doordat een procedure veel tijd en geld kost en de schuld niet bij jou als ondernemer ligt, kun je jouw klant om een schadevergoeding vragen. Daar kun je onder andere de advocaat van betalen; zo voorkom je dat je meer geld kwijt bent aan de procedure dan aan het kwijtschelden van de betaling.
Werk met een duidelijke incassoroute
Controleer naam, bedrag, prestatie en vervaldatum voordat je herinnert. Vraag of er een inhoudelijk bezwaar of administratief probleem is en leg een betalingsregeling precies vast. Houd toon zakelijk en consequent.
Stuur formele stappen volgens de regels die voor klant en overeenkomst gelden. Kosten en termijnen verschillen tussen zakelijke klanten en consumenten. Vraag juridisch advies wanneer de vordering wordt betwist, een klant insolvent lijkt of verjaring een rol kan spelen.
