Thuiswerken is een groeiende trend in de hedendaagse werkomgeving, waarin werknemers gemakkelijk kunnen aansluiten vanaf elke willekeurige locatie. Thuiswerken kan voor zowel werknemer als werkgever veel voordelen met zich meebrengen, maar het is wel verstandig hiervoor een duidelijk thuiswerkbeleid te handhaven. Het beleid definieert de verwachtingen, verantwoordelijkheden, de geschiktheid en de andere richtlijnen voor thuiswerken. Kortom: het zorgt ervoor dat alle medewerkers begrijpen wat er van hen gevraagd wordt, maar tegelijkertijd moet het een veilige thuiswerkomgeving voor werknemers waarborgen.
Veilig thuiswerken vraagt om ergonomische middelen, beveiligde toegang en heldere afspraken over gegevens. Werkgever en werknemer moeten weten wie apparatuur beheert, incidenten meldt en vertrouwelijke informatie beschermt.
Fysieke veiligheid van werknemers
Als werkgever heb je zowel op kantoor als voor thuiswerkers een zorgplicht. Dit betekent onder andere dat je moet zorgen voor een goede en veilige thuiswerkplek voor medewerkers. Je moet dit doen voor zover het redelijk is en van je verwacht kan worden. Dit kan bijvoorbeeld door bepaalde tools voor de thuiswerkplek te vergoeden of uit te lenen. Denk hierbij aan een goede bureaustoel of extra computerscherm(en). De thuiswerkplek van werknemers moet ergonomisch verantwoord zijn. Dit betekent dat voorwerpen, technische systemen en taken zo zijn ontworpen dat ze de veiligheid, gezondheid, comfort en functionaliteit verbeteren. Denk bijvoorbeeld aan een ergonomische muis, goede verlichting of een speciaal toetsenbord.
Digitale veiligheid voor werknemers
Werknemers die thuiswerken moeten vanuit iedere willekeurige locatie zichzelf kunnen aanmelden. Het is van belang dat zij daarbij hun bestanden kunnen bewerken, uploaden, downloaden en uitwisselen met collega’s. Om deze reden wordt er vanuit bedrijven veel gewerkt in een cloud. Een cloud verwijst naar servers die toegankelijk zijn via internet en de software en databases die op die servers worden uitgevoerd. Door gebruik te maken van een cloud hoeven bedrijven en werknemers geen softwaretoepassingen op hun eigen laptops meer uit te voeren. Hoewel het veel voordelen brengt, kan het ook zeer kwetsbaar zijn. Het is hierdoor van belang dat digitale veiligheid wordt gewaarborgd met behulp van de juiste tools. Bijvoorbeeld met een tool zoals Azure Sentinel kan een cloud gemonitord, geanalyseerd en beveiligd worden.
Werkefficiëntie bevorderen bij thuiswerken
Als werkgever wil je natuurlijk dat jouw werknemers op alle fronten veilig thuis kunnen werken. Je wilt echter ook dat thuiswerken niet ten koste gaat van de algehele werkefficiëntie. Zorg daarom dat er naast een veilige cloud ook voldoende tools zijn om werkzaamheden zo efficiënt mogelijk te laten verlopen. Denk hierbij aan power apps die ingezet kunnen worden bij een scala aan mogelijkheden, zoals het gebruik van geavanceerde dashboards of de automatisering van een verlof aanvraagproces. Hierdoor zal het thuiswerken niet alleen veilig, maar ook efficiënt te realiseren zijn.
Maak thuiswerkveiligheid concreet
Lever beheerde apparaten met updates, versleuteling en sterke authenticatie. Beperk toegang tot wat iemand nodig heeft en gebruik een goedgekeurde verbinding voor bedrijfsgegevens. Spreek af hoe papieren documenten, beeldschermen en gesprekken buiten bereik van huisgenoten blijven.
Controleer stoel, schermhoogte, verlichting en werkduur. Geef een eenvoudig meldpunt voor fysieke klachten, verdachte berichten en verloren apparatuur. Oefen de stappen bij een incident, zodat medewerkers niet pas tijdens een probleem hoeven uit te zoeken wie ze moeten bellen.
