Als ondernemer wil je natuurlijk altijd het beste voor je bedrijf. Je wilt groeien, efficiënt werken en de concurrentie voor blijven. Een belangrijke factor daarbij is het kiezen van de juiste software voor jouw bedrijf. Een passend pakket ondersteunt de taken die je dagelijks uitvoert. Een verkeerde keuze kan juist extra invoerwerk en herstelwerk opleveren.
Maar hoe kies je nu de juiste software voor jouw bedrijf? Dat kan best een uitdaging zijn, want er zijn ontelbaar veel opties en mogelijkheden. Hieronder geven we je een aantal tips die je kunnen helpen bij het maken van de juiste keuze.
Kijk naar de features
De eerste stap bij het kiezen van de juiste software is het bepalen van welke functionaliteiten je nodig hebt. Gaat het om een CRM-systeem, een boekhoud software of een projectmanagement tool? Maak een lijst van alle functionaliteiten die je nodig hebt en zoek vervolgens naar software die deze functionaliteiten biedt. Houd daarbij ook rekening met eventuele toekomstige groei van je bedrijf en kijk of de software daar ook op aansluit.
Check de integratiemogelijkheden
Het kan zijn dat je al software gebruikt voor bepaalde processen binnen je bedrijf, bijvoorbeeld voor je webshop of voor je boekhouding. Check dan altijd of de nieuwe software die je wilt aanschaffen geïntegreerd kan worden met deze systemen. Op die manier kun je ervoor zorgen dat alle systemen goed op elkaar aansluiten en dat je geen dubbele data hoeft in te voeren.
Kijk naar de gebruiksvriendelijkheid
Je wilt natuurlijk niet dat je medewerkers urenlang moeten besteden aan het leren van de nieuwe software. Kijk daarom ook altijd naar de gebruiksvriendelijkheid van de software. Hoe makkelijk is het om de software te begrijpen en te gebruiken? Zijn er bijvoorbeeld tutorials of trainingen beschikbaar om je medewerkers snel op weg te helpen? En ook niet onbelangrijk, hoe staan je medewerkers tegenover de nieuwe software?
Bekijk de prijs-kwaliteitverhouding
Natuurlijk is de prijs van de software ook belangrijk. Kijk daarbij niet alleen naar de aanschafprijs, maar ook naar de prijs-kwaliteitverhouding op de lange termijn. Wat zijn bijvoorbeeld de onderhoudskosten of de kosten voor upgrades? En hoe verhouden deze zich tot de functionaliteiten en mogelijkheden die de software heeft? Investeerde je net in logistiek automatisering, dan zal je misschien op andere vlakken een goedkopere optie kiezen. Alles hangt af van je planning en prioriteiten.
Referenties en reviews
Tot slot is het verstandig om referenties en reviews te bekijken van andere bedrijven die de software al gebruiken. Op die manier kun je een goed beeld krijgen van de ervaringen van anderen en kun je beter inschatten of de software ook effectief bij jouw bedrijf past.
Laat een leverancier jouw werkproces demonstreren
Een demonstratie wordt bruikbaar wanneer je een eigen taak van begin tot eind laat uitvoeren. Kies bijvoorbeeld het verwerken van een bestelling: een relatie aanmaken, een offerte versturen, de order verwerken en de factuur terugvinden. Gebruik fictieve gegevens, zodat je tijdens de selectie geen klantgegevens hoeft te delen.
Schrijf vooraf op wat een geslaagde test is. Moet een collega zonder hulp een offerte kunnen aanpassen? Moet een gewijzigde bestelling ook in het voorraadsysteem verschijnen? Vraag de leverancier die handelingen te tonen. Een koppeling op een kenmerkenlijst zegt nog niet welke gegevens worden uitgewisseld, in welke richting en hoe fouten worden gemeld.
Vergelijk de totale uitgaven over dezelfde periode
Neem naast de abonnementsprijs ook de inrichting, gegevensoverzetting, training, ondersteuning en eventuele kosten voor koppelingen mee. Vraag welke onderdelen inbegrepen zijn en welke apart worden gefactureerd. Vergelijk offertes met hetzelfde aantal gebruikers en dezelfde looptijd.
Een fictief rekenvoorbeeld: pakket A kost €90 per maand en €1.200 voor de inrichting. Pakket B kost €130 per maand en €400 voor de inrichting. Over twee jaar zijn de bedragen respectievelijk €3.360 en €3.520. Dit voorbeeld bevat alleen die twee kostenposten en vergelijkt geen bestaande aanbieders. Het laat zien waarom de laagste maandprijs niet voldoende is om een keuze te maken.
Plan de overstap en de mogelijkheid om weer te vertrekken
Test vóór de overstap met een kleine gegevensset. Controleer of velden, bijlagen en historische gegevens goed overkomen. Spreek af wie ontbrekende gegevens herstelt en wanneer het oude pakket niet meer nodig is. Laat de mensen die ermee gaan werken de test uitvoeren; zij merken waar een proces onnodig ingewikkeld wordt.
Vraag ook hoe je gegevens later kunt exporteren, in welk formaat je ze ontvangt en wat er gebeurt na opzegging. Leg opzegtermijn, verlenging en toegang na beëindiging vast. Daarmee beoordeel je zowel de start als het einde van de samenwerking.
