Als het gaat om het vinden van een werkplek, heeft jouw bedrijf veel keuzes. Wat je kiest, hangt af van wat jouw bedrijf doet. Als je je in de grote stad bevindt en je bedrijf is voornamelijk op kantoor gevestigd, dan heb je twee belangrijke keuzes: het huren van een volledig uitgerust kantoor of een co-working ruimte. Lees verder voor een vergelijking van de voor- en nadelen van beide mogelijkheden.
Co-working ruimte
Veel kantoren in de grote steden hebben nu co-working ruimtes. Dit zijn in feite grote, vaak open kantoorruimtes, die je per stoel of per tafel kunt huren. Het grootste voordeel van het huren van een coworking ruimte is de flexibiliteit in hoeveel ruimte je nodig hebt en voor hoe lang.
Je kunt zogenaamde hot-desk bureau huren, een individueel bureau. Neem je eigen apparatuur mee, maak verbinding met de Wifi op kantoor en je kunt meteen aan de slag. Deze bureaus zijn extreem goedkoop, maar je hebt niet zoveel controle over je werkomgeving. Daarnaast zal je bureau waarschijnlijk per dag veranderen.
Wie meer ruimte wil, kan een vaste tafel of een privékantoor huren. Deze zijn beide duurder, maar je krijgt gegarandeerd een bepaalde werkruimte zolang je deze nodig heeft.
Full servicekantoor
Een kantoor huren is een andere optie. Full servicekantoren hebben over het algemeen contracten die je voor bepaalde termijn afsluit. Op de lange termijn is deze optie goedkoper dan het huren van co-working ruimtes. Afhankelijk van het contract ben je al dan niet verantwoordelijk voor het inhuren van een schoonmaakbedrijf voor het schoonhouden van het kantoor.
Servicekantoren zorgen voor stabiliteit. Het is een vaste locatie voor je bedrijf en je hebt meer controle over het pand. Het is veel makkelijker en prestigieuzer om jouw klanten in je eigen kantoor te ontvangen, dan in een gedeelde co-working ruimte.
Voldoe aan jouw zakelijke behoeften
Welke voor jouw bedrijf het beste werkt, hangt af van de specifieke omstandigheden van het bedrijf. Er zijn bepaalde bedrijfstakken waarvoor een flexibele co-working ruimte goed werkt, bijvoorbeeld de technologiebranche. Deze mogelijkheid is een manier om alleen of met een kleine groep werknemers te werken zolang een project dit vereist.
Andere mensen om je heen hebben, kan een voordeel of een nadeel zijn, afhankelijk van de omstandigheden. Als mensen open zijn, blijken co-working ruimtes een geweldige plek om te netwerken en anderen in een vergelijkbare bedrijfstak te vinden. Als je liever ergens rustig werkt, kan het werken in een co-working ruimte ervoor zorgen dat je minder werk verricht.
Wanneer je bedrijf groeit
Co-working ruimtes kunnen verrassend flexibel zijn. Ook kun je plekken vinden waar je voor een paar duizend euro per maand hele privékantoren kunt huren. Als jouw bedrijf echter meer personeel heeft dan in één kantoor past, dan ben je waarschijnlijk beter af met een servicekantoor.
Co-working ruimte zijn niet erg geschikt voor grote bedrijven. je hebt weinig tot geen controle over wat je kunt doen in een co-working ruimte. Als je bedrijf meer nodig heeft dan alleen bureauwerk, dan kun je jouw bedrijf waarschijnlijk niet runnen vanuit een co-working ruimte.
Beslissen voor jouw bedrijf
Als je op zoek bent naar nieuwe kantoorruimte voor jouw bedrijf, maar de keuze niet meteen voor de hand ligt, kun je een co-working ruimte huren. Deze optie is zo flexibel, dat je het een week kunt uitproberen om te kijken hoe het voelt. Vergeet niet dat er veel verschillende bedrijven en locaties zijn die co-working ruimtes aanbieden, dus kijk rond en probeer er verschillende uit.
Misschien vind je er een die je leuk vindt voor jouw bedrijf en ontdek je of het huren van een co-working ruimte of servicekantoor het beste bij je past.
Flexkantoor en servicekantoor vergelijken
Vergelijk beide opties op totale prijs, contractduur, privacy en inbegrepen dienstverlening. Vraag welke kosten buiten het maandbedrag vallen en hoeveel ruimte beschikbaar is bij groei. Een flexibel kantoor biedt vaak keuze in gebruik, terwijl een servicekantoor meer faciliteiten kan bundelen. De voorwaarden per aanbieder bepalen uiteindelijk het echte verschil.
Welke optie past bij welke situatie?
Een flexplek past vooral bij wisselende bezetting en een behoefte aan korte verplichtingen. Een servicekantoor past beter wanneer een eigen afsluitbare ruimte nodig is, maar receptie, meubilair en beheer uitbesteed mogen worden. Aanbieders gebruiken de termen niet altijd hetzelfde; het contract is leidend.
Vraag een proefdag en controleer bellen, concentreren, vergaderen, postontvangst, toegang buiten kantoortijd en bezoekregistratie. Bereken de kosten bij de verwachte bezetting én bij groei of krimp. Let op toeslagen voor vergaderuren, printen, koffie, internet, parkeren en extra toegangspassen. Controleer privacy, informatiebeveiliging en continuïteit wanneer medewerkers met vertrouwelijke gegevens werken. Leg mondeling beloofde faciliteiten in de overeenkomst vast.
