Gmail en Outlook vergelijk je zakelijk als onderdelen van Google Workspace en Microsoft 365. Kijk naast de inbox naar agenda, bestanden, vergaderen, identiteitsbeheer, beveiliging, beheer en migratie. Functies en prijzen uit 2020 zijn verouderd.
Organisatie en design
Er is duidelijk voor een groot deel sprake van subjectiviteit, wanneer veel gebruikers loyaal zijn aan een bepaald merk. Outlook is waarschijnlijk het meest gebruiksvriendelijk voor nieuwe gebruikers, omdat het de standaard Microsoft Office opmaak van de onderneming biedt. Mappen en submappen kunnen zo opgemaakt worden dat het herkenbaar is voor iedereen die is opgegroeid met Windows.
Gmail daarentegen, gebruikt een systeem met labels, tabbladen, markeringen en sterren. Dit kan in het begin moeilijk zijn om onder de knie te krijgen, maar het zal bij effectief gebruik zeker zijn vruchten afwerpen. Dit gezegd hebbende, veel Gmail gebruikers nemen nooit de moeite om de meer geavanceerde mogelijkheden van het indelen van de inbox te gebruiken. Uiteindelijk zal de werkzaamheid van ieder systeem afhangen van de manier waarop de gebruiker het gebruikt.
Add-ons
In 2020 is een standaard e-mailprogramma niet voldoende voor de meeste ondernemingen. Zowel Gmail als Outlook bieden een aantal add-ons en extensions, die zijn ontwikkeld om het je een stuk makkelijker te maken. Een van Outlooks handigste tools is Docsend. Je kunt hier niet alleen bestanden beveiligd delen, het biedt gebruikers ook de mogelijkheid om te zien wie hun documenten leest – en hoeveel ze lezen. Dit is geweldig voor iedereen die aanbiedingen voor hun werk moeten sturen, maar ook biedt het managers de mogelijkheid om te controleren of werknemers ook daadwerkelijk belangrijke documenten lezen. Ook al zijn deze tools handig, Outlook loopt wel wat achter op dit gebied.
Gmail is de ster in de wereld van add-ons. Wellicht is de meest nuttige Right Inbox, een simpele maar elegante tool die templates, mogelijkheden voor meerdere handtekeningen en meer biedt. Er zijn echter honderden andere Gmail add-ons beschikbaar, die gebruikers alles aanbieden: van persoonlijkheidsanalyse van contacten tot aan krachtige to-do lijsten.
Kosten
Beide e-maildiensten bieden enkele gratis opties aan, maar die van Gmail zijn veel beter ontwikkeld. Veel Outlook gebruikers betalen voor Office 365, Microsoft’s vlaggenschip waar je ook Word, Excel en PowerPoint vindt. Gmail biedt meer flexibele betalingsplannen, inclusief de mogelijkheid om maandelijks te betalen. Dit zorgt ervoor dat het een aantrekkelijkere keuze is voor starters – maar veel mensen zullen vinden dat als ze dan al voor de rest van het Office pakket betalen, ze net zo goed ook voor Outlook kunnen betalen.
Waar het op neer komt
Gmail biedt meer moderne oplossingen, en is over het algemeen aantrekkelijker voor een jonger, technischer publiek. Echter Outlook is geen fossiel in de markt. De mensen die dit al lange tijd gebruiken, willen niet overstappen – en de sterke positie van Office 365 betekent dat de kans groot is dat het altijd beschikbaar zal zijn.
Gmail en Outlook zijn onderdelen van een groter platform
Zakelijke Gmail hoort bij Google Workspace. Zakelijke Outlook gebruikt doorgaans Exchange Online binnen Microsoft 365. De keuze bepaalt daardoor ook hoe je agenda’s, bestanden, vergaderingen, apparaten, identiteiten en bewaarbeleid beheert.
Vergelijk actuele abonnementen bij de leveranciers. Functies kunnen per editie verschillen en betaalde uitbreidingen veranderen de totale prijs. Een gratis consumentenaccount is geen goede basis voor een vergelijking tussen zakelijke beheeromgevingen.
Praktijktest voor een zakelijke keuze
Laat een kleine groep dezelfde taken uitvoeren: een gedeelde mailbox beheren, agenda en ruimte boeken, extern samenwerken, mobiel werken en een verwijderd bericht herstellen. Test daarnaast phishingbescherming, multi-factor-authenticatie, auditlogs, bewaartermijnen en vertrek van een medewerker.
Bereken licenties, migratie, training, ondersteuning en eventuele dubbele systemen tijdens de overgang. Teams die al sterk op Google Drive of Microsoft Office leunen, hebben vaak meer aan een goede integratie dan aan een klein verschil in inboxbediening.
