Een onderneming kan kiezen uit conventionele kantoorhuur, serviced offices en managed kantoorruimte. Iedere vorm verdeelt looptijd, inrichting, diensten en verantwoordelijkheid anders. Vergelijk de totale kosten en gewenste controle in plaats van alleen de geadverteerde huurprijs.
Kantoorruimtes met een vast huurcontract
Kantoorruimtes met een vast huurcontract worden te huur aangeboden tegen een bepaalde prijs per vierkante meter. Een contract is een vereiste en bijkomende kosten worden vaak in rekening gebracht. Met variabele kosten zoals voor internetaansluiting, telecomverbinding en meubilering moet terdege rekening worden gehouden als je het budget gaat vaststellen. We moeten er echter bij vermelden dat de huurprijzen variabel kunnen zijn, evenals de huurcontracten (afhankelijk van de grondbezitter of eigenaar in kwestie).
Kantoorruimtes met een flexibel huurcontract met standaard service
De instapklare kantoorruimtes vallen onder de kantoorruimtes die een servicecontract met flexibele looptijd hebben. Vastgoedobjecten die verhuurd worden met een dergelijk servicecontract beschikken over alle noodzakelijke voorzieningen, zoals meubilering, computers en de nodige infrastructuur voor IT-gebruik. De huurcontracten zijn doorgaans vrij flexibel en kunnen opgesteld worden voor het nakomen van de verplichtingen voor een periode van een aantal maanden of zelfs jaren. Aangezien er weinig bijkomende kosten komen bij de vaste kosten van een kantoorruimte verhuurd met een standaard servicecontract en flexibele looptijd, is dit voor bedrijven met een klein budget vaak de verstandigste keus.
Kantoorruimtes met een flexibel huurcontract met service op maat
Kantoorruimtes die een flexibele huur met service op maat hebben, worden verhuurd met een contract dat een combinatie van eigenschappen heeft van beide soorten huurcontracten die eerder hier besproken zijn. Alhoewel dergelijke huurruimtes een aanzienlijke flexibiliteit bieden voor kantoren, zijn deze niet zo ingewikkeld. Bovendien voorzien veel kantoorruimtes met service op maat in de specifieke behoeften van een organisatie (zoals een bepaald aantal bureaus of in-house VoIP-oplossingen). Dergelijke huurlocaties worden vaak betrokken door kleine tot middelgrote bedrijven die ernaar streven om hun werkterrein te vergroten, maar die niet gehinderd willen worden door een huurcontract met een lange looptijd.
Zoals we hebben kunnen zien, heeft iedere optie zijn eigen unieke eigenschappen. Daarom is het aan te raden om extra vooronderzoek te doen om te kunnen bepalen welk huurcontract het meest tegemoet komt aan de behoeften van jouw onderneming.
Vergelijk totale kosten en verantwoordelijkheden
Vraag een offerte waarin huur, diensten, inrichting, borg, indexering en uitstapkosten apart staan. Controleer wie verantwoordelijk is voor IT, toegang, schoonmaak, reparaties en naleving. De laagste prijs per werkplek is over de hele contractduur niet vanzelf de goedkoopste keuze.
Een keuzehulp voor huurvormen
Vaste huur past bij een stabiele ruimtebehoefte en organisaties die zelf inrichting en beheer willen organiseren. Flexibele huur beperkt doorgaans de looptijd of ruimteverplichting. Een managed of serviced oplossing bundelt juist diensten, maar kan per werkplek duurder zijn. De precieze inhoud verschilt per aanbieder.
Vergelijk drie scenario’s: huidige bezetting, groei en krimp. Zet voor elk scenario huur, service, inrichting, IT, schoonmaak, receptie, vergaderruimte, indexering en uitstapkosten naast elkaar. Controleer welke ruimtes exclusief zijn, wie storingen oplost en hoe snel extra werkplekken beschikbaar zijn. Neem ook privacy, bereikbaarheid en medewerkerservaring mee. Laat de uiteindelijke overeenkomst en bijlagen beoordelen wanneer verplichtingen of herstelkosten aanzienlijk zijn.
