Cijfers over kantoorruimte uit 2020 geven een historische momentopname, geen actuele marktstand. Controleer of de bron de hele markt of slechts één deelmarkt beschrijft. Gebruik de genoemde percentages om de situatie van toen te begrijpen en controleer voor een huidige beslissing recente gegevens per stad en deelmarkt.
Onmisbare kantoorartikelen hangen af van werkzaamheden, teamgrootte, werklocatie en lokale verplichtingen. Een algemene lijst is slechts een vertrekpunt. Geef veiligheid, ergonomie, samenwerking en beschikbaarheid voorrang op comfort en verbruiksartikelen.
Een goed bureau en een comfortabele (ergonomische) bureaustoel
Het is gewenst om een ergonomisch verantwoordelijke werkplek te creëren voor elke werknemer. Kies voor een goed (verstelbaar) bureau en neem de tijd om een comfortabele bureaustoel te kiezen. Het is één van de belangrijkste onderdelen van een efficiënt kantoor.
Een laptop met een extra monitor
Dit geldt voor de meeste mensen, en bedrijven, omdat maar weinig ondernemers hun werk zonder laptop kunnen doen. Maar zoals eerder genoemd is een ergonomische werkhouding belangrijk. De meeste mensen zitten voorovergebogen als zij opeen laptop werken. Dit is niet goed voor je rug en nek. Het is daarom aan te raden om een extra scherm aan te schaffen, zodat je recht voor je scherm zit. Nog beter is het om dat scherm op een verhoging te zetten en je laptop op een laptopsteun. Een laptop is verder ook ideaal om thuis en/of flexibel op locatie te werken.
Software en systemen
Sommige eigenaren van kleine bedrijven hebben genoeg aan toegang tot tekstverwerkings-, spreadsheet- en e-mailbeheerapplicaties, terwijl anderen extra software nodig hebben die specifiek is voor een bepaalde business. Maak een lijst van de software en systemen die jij nodig hebt om je kantoor zo efficiënt mogelijk te laten draaien.
Snelle internettoegang
De dagen van het werken met een inbelverbinding zijn al lang voorbij. Om efficiënt online te kunnen werken is een snelle en draadloze internetverbinding essentieel. Voor veel bedrijven is glasvezel al de standaard geworden.
Telefoon en/of VoIP
Met VoIP-technologie, internet gebaseerde telefoondiensten en mobiele telefoons heb je misschien geen traditionele vaste telefoon nodig. Toch is toegang tot een telefoondienst meestal wel gewenst en nodig als je op kantoor werkt.
Back-upstation of persoonlijke server
Als je kantoor eenmaal operationeel is, moet je een plan hebben voor het maken van back-ups en het beschermen van je gegevens. Je kunt gebruik maken van Cloud gebaseerde back-updiensten om je bestanden automatisch te kopiëren, maar het is ook een goed idee om te overwegen om een interne back-up te maken. Externe schijven en persoonlijke servers zijn relatief betaalbaar en kunnen je bedrijf redden in het geval van een computerstoring.
Adequate verlichting
Net zoals een goede bureaustoel belangrijk is voor een ergonomisch kantoor, is het hebben van voldoende licht dat ook. Je wilt niet jij en jouw medewerkers last krijgen van hoofdpijn en vermoeide ogen. Zorg dat er genoeg daglicht in kantoor is zodat er geen problemen ontstaan met lezen.
Printer of een multifunctionele machine
Als je een papierloos kantoor hebt, kun je misschien wegkomen zonder een printer. Toch kunnen zich bepaalde situaties voordoen waarin je moet scannen, faxen en zelfs kopieën moet maken. Als dit gebruikelijk is in je bedrijf, kijk dan naar multifunctionele machines die deze taken kunnen uitvoeren.
Papervernietiger
Dossierkast of archiefkast
Zelfs als je streeft naar papierloos bestaan op kantoor zijn er altijd wat papieren documenten die je hard copy moet bewaren. De beste plaats om deze documenten op te slaan en ze later terug te vinden is in een archiefkast.
Facilitaire artikelen
Denk aan veiligheidsartikelen zoals een brandblusser en verbandtrommel, kapstokken en elektrische apparaten (koffiezetapparaat). Maar ook notitieblokken en pennen, plakband, nietmachines en paperclips mogen niet ontbreken. Om een uitstraling te krijgen die past bij je merk moet je tot slot investeren in een aantal planten, schilderijen en accessoires.
Beheer voorraad en levenscyclus
Leg minimumvoorraad, eigenaar en bestelpunt vast voor veelgebruikte artikelen. Registreer apparatuur, garanties, onderhoud, veilige afvoer en reserveonderdelen. Beoordeel aanschaf samen met energie, verbruik, reparatie en gebruiksduur.
Zo gebruik je historische vastgoedcijfers
Vergelijk alleen cijfers met dezelfde definitie, meetperiode en geografische afbakening. Let ook op het verschil tussen directe leegstand, onderhuur en aangeboden ruimte, want bronnen kunnen deze categorieën anders verwerken. Voor een huur- of investeringsbeslissing heb je daarnaast actuele huurprijzen, incentives en de kwaliteit van het beschikbare aanbod nodig.
