Een werkgever legt een personeelsdossier aan bij het in dienst treden van een nieuwe werkgever. In het personeelsdossier staan de gegevens van de werknemer en de gemaakte afspraken. De werkgever moet zich hierbij houden aan de verplichtingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Een voorbeeld van een verplichting is dat de werkgever niet meer informatie in het personeelsdossier mag opnemen dan noodzakelijk is.
Een werknemer heeft een inzage- en correctierecht als het gaat om zijn of haar personeelsdossier. Elke werknemer heeft dus recht om te weten welke informatie er is opgenomen in het dossier. Verder mag de werknemer eisen dat feitelijke onjuiste informatie verwijderd moet worden.
Let op: de werknemer heeft niet het automatisch recht om alle informatie in te zien. Persoonlijke werkaantekeningen die bedoeld zijn voor intern overleg vallen niet onder het inzagerecht.
Een personeelsdossier bevat alleen gegevens die nodig zijn voor de arbeidsrelatie en moet correct, beveiligd en toegankelijk voor bevoegde personen blijven. Bewaartermijnen verschillen per document en doel, waardoor één algemene termijn niet volstaat.
De opbouw van een personeelsdossier
Dossieropbouw is een samenvattende term voor het schriftelijke vastleggen van afspraken, instructies, gesprekken, waarschuwingen en beoordelingen. Er zijn voor werkgevers verschillende redenen waarom het van belang is om te werken met een personeelsdossier:
- Dossieropbouw past bij goed werkgeverschap;
- Dossieropbouw schept duidelijkheid;
- Dossieropbouw is nodig bij ontslag.
De opbouw van een personeelsdossier kan ingedeeld worden door middel van vijf hoofdgroepen:
- Persoonlijke gegevens;
- Contracten & arbeidsvoorwaarden;
- Functioneren & ontwikkeling;
- Ziekteverzuim;
- Diversen & bijzonderheden.
De bewaartermijn van persoonsgegevens
Voor personeelsdossiers is er geen standaard bewaartermijnen die voor alle gegevens gelden. Gegevens uit de salarisadministratie (fiscale gegevens) zijn zeven jaar geldig. Sommige persoonsgegevens (loonbelastingverklaring en identiteitsbewijs) moeten op grond van wettelijke verplichtingen vijf jaar bewaard blijven.
Voor waarschuwingen of verslagen is er geen wettelijke bewaartermijn. Als werkgever kan je er wel belang bij hebben om deze waarschuwingen of verslagen te bewaren voor bijvoorbeeld een procedure over een disfunctionerende werknemer. Wanneer een medewerker uit dienst treedt, heb je geen belang meer bij het bewaren van dit soort gegevens. Wanneer er bijvoorbeeld nog een procedure loopt, moet je de gegevens binnen twee jaar naar beëindiging verwijderen.
Personeelsdossier en payroll
Laat je je personeel verlonen op payrollbasis, dan wordt het grootste gedeelte van het dossier al gevormd als je de mensen laat verlonen door de payroller. Denk hierbij aan het vastleggen van de persoonlijke gegevens, contracten en arbeidsvoorwaarden en ziekteverzuim. Daarnaast is het van belang dat je zelf het functioneren, de ontwikkeling en de persoonlijk gemaakt afspraken vastlegt. Bijvoorbeeld de notities en gemaakte afspraken tijdens een functionerings- of beoordelingsgesprek. Een betrouwbare payroller die dit allemaal voor je uit handen neemt is payroll select. Wil je meer informatie over verlonen op payrollbasis of wil je overstappen van payroller? Neem vrijblijvend contact op met payroll select.
Beheer personeelsgegevens per doel
Maak een overzicht van contracten, beoordelingen, verzuimadministratie, salarisgegevens en correspondentie. Leg per categorie vast waarom je de informatie bewaart, wie toegang heeft en wanneer verwijdering plaatsvindt. Houd medische gegevens buiten het gewone personeelsdossier en volg hiervoor de geldende rolverdeling.
Controleer periodiek of stukken nog nodig en actueel zijn. Medewerkers moeten fouten kunnen laten corrigeren en verzoeken moeten via een vaste procedure worden behandeld. Laat het beleid toetsen aan de actuele privacy- en arbeidsregels wanneer de organisatie of gebruikte systemen veranderen.
