L’externalisation peut apporter de la capacité et une expertise spécialisée, mais elle ne transfère pas la responsabilité de la qualité, des données ou de la continuité. Il faut donc distinguer les tâches stratégiques ou risquées de celles qui peuvent être pilotées à l’extérieur avec des exigences précises.
Les interactions en entreprise
Aucune entreprise ne travaille en vase clos. Des dépendances à l’égard des fournisseurs et des sous-traitants, ainsi que des partenaires commerciaux, sont nécessaires pour maintenir les réseaux de fonctionnement et d’influence. À partir de quel moment une entreprise doit-elle faire la distinction entre ses compétences de base et les produits ou services qu’elle peut externaliser ? La réponse réside dans la présence ou non d’une expertise en interne.
Les options d’externalisation
L’externalisation permet d’accéder à des compétences sans devoir toutes les développer en interne. Dans ce cadre, les compétences sont présentes chez des sous-traitants indépendants, des freelances ou des entreprises spécialisées. Il peut y avoir une réelle plus-value à faire progresser certaines fonctions. Le développement de la communication digitale, notamment par le biais des plateformes en ligne, facilite l’évaluation de la pertinence d’un choix d’externalisation.
Questions clés
Quelles sont les questions clés sous-jacentes pour une bonne stratégie d’externalisation ?
Définir l’identité de l’entreprise
Considère la fonction principale de l’entreprise. Quelle est sa compétence ou sa marque phare ? Il est généralement logique de conserver cette fonction en interne. C’est cette expertise unique qui est à l’origine de l’entreprise et qui assure son succès. De plus, si la marque se définit par un certain niveau d’excellence, il est important qu’elle en garde la totale maîtrise. Une entreprise qui vend des produits artisanaux fabriqués à la main, par exemple, risque de perdre en crédibilité si elle promet une fabrication dans son propre atelier puis la remplace discrètement par une production externe. Par contre, personne ne lui reprochera d’externaliser son service de livraison.
L’efficacité avant tout
Il est également important de prendre en compte la rentabilité de l’externalisation. La mise en œuvre de fonctions externalisées a un coût et il est logique pour une entreprise de conserver ses compétences clés. En revanche, lorsque la fonction en question implique des dépenses d’équipement ou de main-d’œuvre, il peut être pertinent de confier ces tâches à un spécialiste du secteur. Par exemple, si tu imprimes des cartes de visite de qualité professionnelle seulement tous les deux ans, ce serait une dépense excessive d’acheter toi-même des imprimantes haut de gamme.
La question de la fiabilité
Pour les petites entreprises, les tâches répétitives qui impliquent des coûts d’équipement élevés, mais une main-d’œuvre limitée, peuvent se prêter à l’externalisation, selon leur importance et les prestataires disponibles. Ceci s’explique grâce aux économies d’échelle et à la qualité de réalisation de la prestation dédiée.
Les décisions concernant l’externalisation se prennent généralement en faisant la distinction entre le cœur de métier et les activités périphériques. Prends le temps de comprendre ces différences et les options te sembleront plus claires.
Avant de signer avec un prestataire
Définis par écrit le résultat attendu, le niveau de qualité, l’accès aux données, les responsabilités et le scénario de sortie. Compare le coût total, y compris sélection, transfert, pilotage et changement de fournisseur. Pour les données personnelles, activités réglementées ou systèmes critiques, vérifie les obligations juridiques et de sécurité.
Reconnaître le bon moment
Un retard récurrent, un pic temporaire ou un besoin spécialisé occasionnel peuvent justifier une aide extérieure. Vérifie d’abord si le problème vient du manque de capacité ou d’une organisation confuse. Transmettre un processus mal défini risque d’ajouter des échanges sans résoudre la difficulté initiale.
Décris le travail attendu, sa fréquence et les critères d’un résultat acceptable. Pour un rapport mensuel fictif, cela peut comprendre les fichiers nécessaires, une date de livraison, un format convenu et la personne chargée de vérifier le document. « Gérer les rapports » ne donne pas un cadre suffisant.
Comparer le coût complet
Compare les options sur le même volume et le même niveau de qualité. Au tarif annoncé, ajoute le transfert des connaissances, le suivi, les corrections et les outils nécessaires. Le travail interne a lui aussi un coût, notamment la formation et les autres missions que ton équipe doit reporter.
Examine également ce qui se passe si le volume baisse ou double. Demande comment sont facturées les demandes supplémentaires et qui doit les approuver. Une formule avantageuse pour une charge stable peut devenir moins adaptée lorsque les besoins varient fortement.
Tester avant d’élargir la mission
Commence par une tâche limitée qui permet d’évaluer la compréhension du prestataire. Définis les critères d’acceptation et la procédure de correction avant le démarrage. Désigne un responsable interne capable de répondre aux questions et de valider le résultat.
Observe la qualité, le respect des délais et le temps passé à coordonner la mission. Une livraison rapide n’est pas forcément efficace si elle exige ensuite de nombreuses reprises. Élargis le périmètre après avoir compris ces coûts réels.
Préparer la reprise du travail
Précise où se trouvent les fichiers, qui maîtrise les comptes indispensables et comment un autre intervenant pourrait reprendre la tâche. Prévois le traitement des travaux en cours et des accès à la fin de la relation. Pour un processus critique, conserve suffisamment de connaissances en interne pour juger la prestation et gérer une interruption. L’objectif est de déléguer une réalisation tout en restant capable d’en vérifier le résultat.
