Le meilleur logiciel dépend du processus de travail, des données et du coût total pendant son utilisation. Vérifie le choix présenté dans « Gmail vs Outlook : le choc des titans dans le domaine de l’email » avec les conditions actuelles et tes propres mesures. Les fonctions et les prix évoluent; pars d’une ancienne comparaison puis vérifie les informations actuelles auprès de chaque éditeur.
Gmail et Outlook font désormais partie de plateformes de travail plus larges : Google Workspace et Microsoft 365. Le choix dépend moins de la boîte de réception seule que de la collaboration, des identités, de la sécurité, des appareils et des fichiers existants. Les prix et fonctions de 2020 sont dépassés.
Le marché de la messagerie est toujours dominé par deux grands acteurs : Google et Microsoft. Gmail et Outlook ont tous deux leurs admirateurs et leurs détracteurs… mais quel est le meilleur ?
Organisation et design
Il faut évidemment prendre en compte une certaine subjectivité puisque de nombreux utilisateurs restent fidèles à leur messagerie. Outlook est probablement plus convivial pour les néophytes, car il présente le type d’organisation standard de Microsoft Office. Les dossiers et les sous-dossiers peuvent être créés intuitivement par toute personne ayant déjà utilisé Windows.
Gmail, quant à lui, utilise un système d’étiquettes, d’onglets, de marques et d’étoiles. Même si cette organisation peut être difficile à maîtriser au début, elle est aussi très pratique lorsqu’elle est utilisée efficacement. Cela dit, de nombreux utilisateurs de Gmail ne prennent pas la peine d’explorer les fonctionnalités plus avancées pour organiser leur boîte de réception. En définitive, l’utilité d’un système de messagerie dépend surtout de la façon dont l’utilisateur interagit avec lui.
Modules complémentaires
En 2020, un système de messagerie de base s’avère insuffisant pour la plupart des entreprises. Gmail et Outlook proposent un certain nombre de modules complémentaires et d’extensions, conçus pour te faciliter la vie. Docsend fait partie des outils les plus utiles d’Outlook. Non seulement il facilite le partage des fichiers en toute sécurité, mais il permet aussi aux utilisateurs de savoir qui consulte leurs documents et ce qu’ils lisent. Cette fonction est idéale pour tous ceux qui doivent envoyer des propositions dans le cadre de leur travail et pour donner aux dirigeants la possibilité de vérifier si les salariés lisent réellement les documents importants. Toutefois, même si des outils tels que Docsend sont utiles, Outlook reste en retard dans ce domaine.
Gmail se distingue par la variété et l’efficacité de ses modules complémentaires. Le plus utile est peut-être Right Inbox, un outil simple, mais élégant, qui propose des modèles, plusieurs options de signature, etc. Cependant, il existe des centaines d’autres modules complémentaires Gmail, offrant aux utilisateurs tout ce dont ils ont besoin, de l’analyse de la personnalité d’un contact aux listes de tâches les plus puissantes.
Coût
Les deux services de messagerie offrent des options gratuites, mais Gmail est plus performant dans ce domaine. La plupart des utilisateurs d’Outlook paient pour utiliser Office 365, la célèbre suite logicielle de Microsoft qui contient également Word, Excel et PowerPoint.
Gmail propose des solutions de paiement plus flexibles, comme l’abonnement mensuel. En ce sens, cette messagerie s’affirme comme une option plus attractive pour les start-ups. Néanmoins, de nombreuses personnes estiment qu’étant donné qu’elles ont besoin des autres logiciels de la suite Office, elles peuvent tout aussi bien payer pour obtenir Outlook.
Pour résumer
Gmail propose des solutions plus modernes et est globalement plus attrayant pour les utilisateurs jeunes et avertis en matière de technologie. Cependant, Outlook est loin d’avoir le statut d’ancêtre sur son marché. Ceux qui l’utilisent depuis longtemps n’auront pas nécessairement envie de changer de solution. Sa position privilégiée au sein de la suite Office 365 contribue à assurer sa pérennité.
Comparer avec un projet pilote
Teste calendriers, boîtes partagées, recherche, mode hors ligne, mobiles, conservation, restauration et collaboration externe. Calcule licences, migration, formation et support. Confirme les fonctions essentielles dans la documentation actuelle des fournisseurs.
Tester le logiciel avec un travail réel
Reproduis deux ou trois tâches fréquentes de l’équipe et note le temps, les erreurs et les étapes manuelles. Teste les intégrations, l’export des données et les droits avec des données représentatives. Ajoute le déploiement, la formation et les extensions payantes, car l’abonnement le moins cher ne réduit pas forcément le coût total.
