Oft sieht man den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr, wegen der vielen Möglichkeiten und unterschiedlichen Vermieter. Die Suche nach einem geeigneten Büroraum kann ein schwieriger und ermüdender Prozess sein. Lies die folgenden Tipps, damit dieser Prozess mehr Spaß macht und einfacher wird.
1. Verschaffe dir eine Übersicht deiner aktuellen Situation
Zeichne ein klares Bild deiner gegenwärtigen Situation. Warum brauchst du ein neues Büro? Gibt es Wachstum oder eine Verkleinerung? Läuft der derzeitige Mietvertrag aus? Ist dein Unternehmen bereit für ein neues inspirierendes Arbeitsumfeld? Es ist wichtig zu wissen, warum du mit deiner Suche beginnst. Es ist auch sehr wichtig, herauszufinden, welche Dienstleistungen und Einrichtungen in deinem Büro täglich genutzt werden. Hat das Unternehmen zum Beispiel eigene Möbel? Wenn ja, wie viele Schreibtische und Stühle? Nutzt dein Unternehmen z.B. ein Betriebsrestaurant oder den Empfangstresen sehr stark? Indem du dies herausfindest, kannst du deine spezifischen Wünsche und Anforderungen an ein neues Büro herausfinden. Eine klare Suchfrage bringt dich zu Schritt 2!
2. Ermittle die benötigten Quadratmeter Bürofläche
Wie groß das neue Büro sein wird, hängt von der Anzahl der Personen ab, die den Raum täglich nutzen. Denke auch an Wachstumsambitionen, flexible Mitarbeiter und Auszubildende. Die deutsche ASR A1.2 unterscheidet nach Büroform: Für Zellenbüros nennt sie 8 bis 10 m² je Arbeitsplatz als Richtwert, für Großraumbüros 12 bis 15 m². Eine pauschale Mindestfläche von 10 m² für jedes Büro lässt sich daraus nicht ableiten. Lass den konkreten Grundriss einschließlich Möblierung, Bewegungs- und Verkehrsflächen fachlich prüfen. Viele Unternehmen benötigen zum Beispiel auch Besprechungsräume oder Break-out-Räume.
3. Bestimme den Bedarf: Liste deine Wünsche und Anforderungen auf
Nach der Bestimmung der Größe ist es wichtig, weitere Wünsche und Anforderungen zu ermitteln. Wie wichtig ist zum Beispiel die Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln? Sind auf dem eigenen Grundstück Parkplätze vorhanden? Wirst du dich selbst um die Gestaltung und Einrichtung des Gebäudes kümmern oder es auslagern? Was schließlich sehr wichtig ist, um für sich selbst zu bestimmen, ist das Budget, der Betrag, den du für die Miete und die Nebenkosten ausgeben kannst.
4. Einen Büromakler hinzuziehen
Büromakler sind täglich damit beschäftigt, die Suchanfragen von Unternehmen zu erfassen. Durch die Beantwortung einer Reihe kluger Fragen sind diese Bürofachleute in der Lage, eine gezielte Auswahl geeigneter Büros zu treffen. Jedes Unternehmen ist anders, jede Suche ist anders, und deshalb ist die Individualisierung, die ein Bürospezialist bieten kann, so wichtig.
5. Besichtige eine passende Auswahl
Eine Bürobesichtigung ist unerlässlich, um die neuen Räume/Standorte zu erleben. Das Gefühl, das man mit einem Raum bekommt, muss gut sein und zur Corporate Identity passen, und das kann man nur selbst entscheiden. Besichtige eine Auswahl, die deine wesentlichen Anforderungen erfüllt, möglichst während eines normalen Arbeitstages. Auf diese Weise kannst du einen guten Vergleich der verschiedenen Räume anstellen.
6. Wähle ein Büro und einen Vermieter, der zu dir passt
Für deine endgültige Entscheidung sind mehrere Faktoren ausschlaggebend. Das Preis-Leistungs-Verhältnis ist wichtig, aber auch das Arbeitsumfeld muss angenehm sein. Deine Mitarbeiter müssen sich wohl fühlen. Der persönliche Teil, das Gefühl, ist oft entscheidend. Es mag vage klingen, aber es muss eine Übereinstimmung zwischen dem Raum, der Umgebung, deinem Unternehmen und dem Vermieter bestehen. Die Suche nach einem Büroraum sollte Spaß machen, und die obigen Tipps können dir dabei sehr helfen.
So vergleichst du die Angebote nachvollziehbar
Trenne vor den Besichtigungen notwendige Eigenschaften von Wünschen. Ein stufenloser Zugang oder ein Raum für vertrauliche Gespräche kann unverzichtbar sein; die Gestaltung des Empfangs bleibt vielleicht verhandelbar. Lass die spätere Nutzergruppe diese Liste prüfen. Bei hybrider Arbeit zählt neben der durchschnittlichen Belegung auch der gemeinsame Teamtag. Für diesen müssen genügend geeignete Plätze vorhanden sein.
Prüfe bei jedem Termin dieselben Punkte: Tageslicht an den Arbeitsplätzen, Geräusche bei Telefonaten, Lüftung, Internetanschlüsse, Zugangszeiten und Liefermöglichkeiten. Frage bei gemeinsam genutzten Besprechungsräumen nach Reservierung und Zusatzkosten. Ein Raum auf der Führung ist nicht automatisch im Mietpreis enthalten. Wenn ein Makler beteiligt ist, kläre seine Vergütung und welche Vermieter er vertritt.
Vergleiche die Gesamtkosten über denselben Zeitraum: Miete, Nebenkosten, Einrichtung, Internet, Umzug und eine mögliche Überschneidung beider Mietverhältnisse. Erfasse rückzahlbare Kautionen getrennt von laufenden Ausgaben, plane die dafür gebundene Liquidität aber ein. Lass vor einer Zusage Laufzeit, Kündigungsfristen, Preisanpassungen, Instandhaltung und Rückgabebedingungen prüfen. Halte offene Fragen je Objekt schriftlich fest. So bleibt sichtbar, welche Angaben bestätigt sind und welche Kosten noch geklärt werden müssen.
