Die reibungslose Arbeit eines HR-Teams ist für die meisten unsichtbar, aber essenziell für den Erfolg eines Unternehmens. Ein Team sollte im Idealfall perfekt ineinandergreifen, die Persönlichkeitstypen sollten nicht nur zusammenpassen, sondern vor allem gut im Team zusammenarbeiten und Probleme sollten nicht nur gelöst werden, sondern am besten schon im Vorhinein vermieden werden. Nicht nur die Auswahl der Mitarbeiter durch das HR-Team spielt dabei eine große Rolle. Auch die Mitarbeiterführung, die in der Regel ebenfalls vom HR-Team übernommen wird, ist für das effektive Arbeiten der Teams entscheidend. Für die Optimierung dieser Abläufe kann das HR-Team einiges tun, was letztlich dem Unternehmen weiterhilft.
Welche Prozesse gehören zur HR-Abteilung und wie werden sie organisiert?
Zuständig ist die HR-Abteilung für die Verwaltung des Personals einer Firma und dessen reibungslose Organisation. Dabei spricht man von „Human Ressources“. Die HR-Abteilung ist also dafür da, die menschlichen Ressourcen bestmöglich einsetzbar zu machen. Mit zu den Aufgaben gehören das Einstellen neuer Mitarbeiter, die Einteilung der Schichten, das Erstellen von Lohn- und Urlaubsplänen und die Konfliktlösung innerhalb der Firma. Insgesamt handelt es sich um ein komplexes System, das zum einen aus logischer Organisation und einer guten Handhabung mit Zahlen einhergeht, zum anderen aber auch eine Menge Feingefühl und Empathie voraussetzt. Daher ist es kein Wunder, dass viele der Prozesse zur Entlastung der HR-Mitarbeiter heutzutage mithilfe einer Software bewerkstelligt werden. Hierbei handelt es sich um Prozessoptimierungssoftware, wie beispielsweise bei der Factorial Prozessoptimierung, die die Arbeit der HR-Abteilung erheblich erleichtert und die Prozesse vereinfacht und optimiert. Personaldaten müssen so nicht mehr händisch in fehleranfälligen Listen verwaltet werden und Bewerbungen können digital erfasst werden. Noch ein Vorteil ist die leichtere Überschaubarkeit der Daten, so dass auch die Mitarbeiter diese einsehen können, womit ein größeres Vertrauen zur HR-Abteilung geschaffen wird, was wiederum die Zusammenarbeit erleichtert. Durch die stete Synchronisation aller Systeme und Factorial Dokumenten kommt es auch nicht zu Doppelbelegungen von Urlaubszeiten oder Fehlern in Listen mit Daten.
Mitarbeiterführung in der heutigen Zeit
Die Mitarbeiterführung, wie die HR-Abteilung sie ausführt, hat in den letzten Jahren einen Wandel erlebt. Noch vor wenigen Jahrzehnten wurde in der Mitarbeiterführung darauf gesetzt, die Mitarbeiter möglichst klein zu halten und Angst und Druck waren gängige Mittel der Führung. Dies sind Überreste der Industrialisierung gewesen, in der Mitarbeiter vor allem funktionieren mussten und ihre Handgriffe richtig ausführen sollten. Heute sind meist ganz andere Qualitäten gefragt, Kreativität und Mitdenken ist gewünscht und so ist es nur natürlich, dass sich auch der Mitarbeiterstil geändert hat. Kreativität kann sich nur entfalten, wenn ein harmonisches Miteinander entsteht und die Mitarbeiter sich wertgeschätzt, gesehen und dadurch motiviert fühlen, ihr Bestes für die Firma zu geben. Heute versteht sich die Mitarbeiterführung daher eher als Dienstleistung an den Mitarbeitern anstatt andersherum. Die Dienstleistung besteht darin, den Mitarbeitern die bestmöglichen Bedingungen zu schaffen, die diese brauchen, um ihr Potenzial voll entfalten zu können. Hierfür ist oft eine Gratwanderung zwischen Führung und Freilassen nötig, was die Mitarbeiterführung zu einem so komplexen Miteinander macht.
Welche Ziele verfolgt die Mitarbeiterführung?
Letztlich stehen bei jeder Ressourcenverwaltung der Benefit und der Erfolg des ganzen Unternehmens im Vordergrund. Wenn also gelegentlich behauptet wird, in der HR-Führung ginge es um die Mitarbeiter und diese würden im Vordergrund stehen, so ist dies nur bedingt richtig. Richtig ist aber sicher, dass das Unternehmen von zufriedenen Mitarbeitern profitiert und sich reibungslos arbeitende Teams wünscht. Daher ist hier der glückliche Umstand gegeben, dass eine Win-Win Situation entsteht, wenn die Mitarbeiter in dem Unternehmen glücklich und motiviert arbeiten. Daher hat die HR-Abteilung stets die Aufgabe, die Teams bestmöglich zu fördern und Stärken herauszuarbeiten sowie Schwächen zu bearbeiten. Hierbei geht es um ein Zusammenspiel aus Förderung des allgemeinen Betriebsklimas und der Förderung einzelner, um deren Potenzial voll auszuschöpfen. Gute HR-Abteilungen setzen heute auf Sog statt auf Druck. Die Motivation kommt in diesem Fall nicht aus der Angst heraus, sonst entlassen zu werden, sondern aus dem Willen heraus, sein Bestes für das Unternehmen zu geben.
Wie kann eine Optimierung von HR-Prozessen ablaufen?
Der erste Schritt in der Optimierung der innerhalb des Aufgabenbereiches der HR-Abteilung liegenden Prozesse liegt darin, diese bestmöglich voneinander zu trennen. Welche Aufgabenbereiche gibt es?
1. HR-Produkte
Unter HR-Produkten wird das Ergebnis eines Prozesses verstanden, welches eine Einzelleistung darstellt. Dazu gehören zum Beispiel Arbeitszeugnisse. Oft sind dies zwar wiederkehrende Leistungen, die aber einzeln benennbar sind.
2. HR-Prozesse
Einem HR-Produkt geht immer ein HR-Prozess voraus, welche von dem Produkt abgegrenzt werden muss. Der Prozess benötigt eine eigenständige Betreuung, die nicht immer durch den gleichen HR-Mitarbeiter wie die Betreuung des HR-Produktes erfolgen muss.
3. Individualleistungen
Individualleistungen sind meist Leistungen, die sich nicht klar zuordnen lassen und daher einzeln und „individuell“ behandelt werden müssen. Hierfür werden meist HR-Mitarbeiter benötigt, die ein besonders hohes Maß an Empathie besitzen.
Sind die einzelnen Aufgaben voneinander abgegrenzt, so gilt es im Laufe des Optimierungsprozesses die einzelnen Aufgabenbereiche mit den optimalen HR-Mitarbeitern zu besetzen. Außerdem sollten stets die erfassten Daten ausgewertet werden, da dies einer weiteren Optimierung förderlich ist.
