Gmail und Outlook sind heute Bestandteile größerer Arbeitsplattformen: Google Workspace und Microsoft 365. Die sinnvollere Wahl hängt weniger vom Posteingang allein als von Zusammenarbeit, Identitätsverwaltung, Sicherheit, Geräten und vorhandenen Dateien ab. Preise und Funktionen aus 2020 sind veraltet; die historische Nutzungsquelle des Artikels bleibt bei Campaign Monitor erhalten.
Über 3,9 Milliarden Menschen weltweit nutzen den E-Mail-Dienst zur Kommunikation und die Zahl steigt kontinuierlich weiter.
Der E-Mail-Markt wird heute immer noch stark von den zwei Giganten Google und Microsoft dominiert. Sowohl Gmail als auch Outlook haben Fans und Kritiker. Welcher Dienst ist der bessere?
Organisatorisches und Gestaltung
Die Bewertung der Nutzerfreundlichkeit ist je nach Nutzer subjektiv. Outlook ist für Anfänger möglicherweise einfacher, da es mit den grundlegenden organisatorischen Funktionen von Microsoft Office ausgestattet ist. (Unter-)Ordner können bei Outlook auf eine einfache und für Windows-Nutzer bekannte Art und Weise erstellt werden, sodass die Nutzung des E-Mail-Dienstes keine Schwierigkeit darstellt.
Gmail dagegen nutzt ein System aus Labels, Tabs, Marken und Sternchen. Dieses kann es dem Nutzer erschweren, das Programm schnell zu erlernen und zu nutzen. Die Einarbeitung lohnt sich aber, denn mit der richtigen Nutzung wird der Einsatz sehr effektiv. Viele Gmail-Nutzer sind zudem bestrebt, die erweiterten Funktionen intensiver kennenzulernen. Letztendlich hängt die Bewertung der Nutzerfreundlichkeit eines jeden E-Mail-Systems von der Bereitschaft des Nutzers ab, sich mit diesem auseinanderzusetzen.
Zusatzfunktionen
Im Jahr 2020 ist ein einfaches E-Mail-Programm für die meisten Unternehmen nicht mehr ausreichend. Sowohl Gmail als auch Outlook bieten daher eine Vielzahl an Zusatzfunktionen, die das Berufsleben erleichtern.
Eines der nützlichsten Funktionen von Outlook ist Docsend. Diese Funktion ermöglicht sicheres und geschütztes Teilen von Dokumenten und gibt die Möglichkeit einzusehen, wer (und wie lange er oder sie) das Dokument liest. Für jeden, der Angebote in seinem Alltag verschicken muss sowie Manager, die einsehen wollen, ob ihre Mitarbeiter wichtige Dokumente lesen, ist die Funktion sehr praktisch. Obwohl Tools wie diese sehr nützlich sind, hängt Outlook hier hinterher.
In der Welt der Zusatzfunktionen ist Gmail dagegen weit vorne. Die vermutlich nützlichste Funktion ist Right Inbox: ein einfaches Instrument, das Vorlagen, Unterschriftoptionen und vieles mehr zur Verfügung stellt. Ansonsten bietet Gmail zahlreiche weitere Zusatzfunktionen, angefangen von der Analyse der Kontakte bis hin zur Erstellung leistungsstarker Aufgabenlisten.
Kosten
Beide E-Mail-Dienste bieten kostenlose Versionen an. Gmail ist allerdings besser ausgestattet. Die meisten Outlook-Nutzer zahlen für das Office 365, Microsofts Flaggschiff, welches unter anderem Programme wie Word, Excel und PowerPoint enthält.
Gmail bietet unterschiedliche Zahlungsoptionen, darunter die Möglichkeit, monatlich zu zahlen. Dies ist insbesondere für Start-ups attraktiv. Viele Nutzer zahlen jedoch gern für Outlook, weil sie auch die anderen Office-Programme nutzen möchten.
Das Ergebnis
Gmail bietet modernere Lösungen und ist eher für junge und technikaffine Nutzer geeignet. Outlook ist dennoch definitiv nicht veraltet. Diejenigen, die Outlook bereits nutzen, werden nicht so schnell wechseln wollen. Und die allgegenwärtige Office 365 Suite wird den Dienst nicht so schnell vom Markt verschwinden lassen.
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