Die beste Softwarewahl hängt vom Arbeitsablauf, den Datenanforderungen und den Gesamtkosten über die Nutzungsdauer ab. Prüfe die Entscheidung aus „Die drei besten kostenlosen CRM-Software für kleine Unternehmen 2020“ anhand aktueller Bedingungen und eigener Messdaten. Funktionen und Preise ändern sich; nutze ältere Vergleiche als Ausgangspunkt und prüfe aktuelle Herstellerangaben.
Diese Liste kostenloser CRM-Systeme bildet das Angebot von 2020 ab. Tarife, Grenzen und Funktionen ändern sich häufig; nutze die genannten Produkte daher als historischen Ausgangspunkt. Beginne mit den Vertriebs- und Serviceprozessen, die das System tatsächlich unterstützen muss.
Hubspot CRM
Hubspot ist auf dem CRM-Markt vielen ein Begriff, und das aus gutem Grund: Die Software ist auf allen Geräten verfügbar und einfach einzurichten. Verbinde einfach Dein Gmail-Konto damit und nutze anschließend eine Chrome-Erweiterung, um Deine E-Mails automatisch einzuspeisen.
Hubspot ist komplett kostenlos und bietet eine unbeschränkte Anzahl an Usern und bis zu einer Million Kontakte. Das wird für die überwiegende Mehrheit der kleinen Unternehmen mehr als ausreichend sein. Optional gibt es verschiedene kostenpflichtige Servicepakete, wenn Du Dir weitere Tools und Funktionen holen möchtest.
Bitrix24
Bitrix24 ist ein All-in-One-Business-Softwarepaket. Es bietet interne Kommunikationstools, Aufgaben- und Projektmanagement, CRM, Kundensupport und Website-Erstellung – alles in einem und noch dazu gratis! Mit dem Softwarepaket lassen sich unbegrenzt kostenlose Accounts erstellen. Die Funktionen der einzelnen Softwaretools sind allerdings ebenso wie die Größe des Online-Speichers beschränkt.
Das Programm bietet einen riesigen Funktionsumfang zu einem Preis, der nicht zu übertreffen ist. Es ist jedoch nicht möglich, nur einzelne Tools daraus zu nutzen oder upzugraden. Außerdem musst Du wahrscheinlich alle Deine Geschäftsvorgänge auf die Bitrix24-Plattform verschieben.
SuiteCRM
SuiteCRM ist ein weiteres kostenloses Open-Source-CRM-Programm, mit dem Du die volle Kontrolle über Dein Kundenbeziehungsmanagement hast. Da es sich um eine Open-Source-Anwendung handelt, kann der Code nach Belieben verwendet und adaptiert werden. Das bedeutet, dass Du freien Zugriff zu absolut allen Funktionen von SuiteCRM hast und diese auf Deinen eigenen Servern ausführen darfst. Deine IT-Leute können den Code auf die Bedürfnisse Deines Unternehmens anpassen.
Einen entscheidenden Nachteil hat das eigene Hosting Deines CRM-Systems freilich: Du bist dann selbst für die Wartung der Server und die Aktualisierung der Software verantwortlich und musst jederzeit die neueste Version verwenden. SuiteCRM bietet für solche Fälle eine gehostete SaaS-Version namens „SuiteCRM: OnDemand“ an, die das alles für Dich übernimmt – natürlich nicht umsonst. Auf diese Version zu wechseln geht ganz leicht, wenn Dein Unternehmenswachstum es einmal erfordern sollte.
Grenzen vor der Migration testen
Prüfe Nutzer, Kontakte, Speicher, Automatisierung, Berichte, Export, API, Support, Sicherheit und Datenstandort. Importiere eine kleine Stichprobe und teste Dubletten, Rechte und Wiederherstellung. Berechne außerdem Kosten des wahrscheinlichen Bezahlplans und eines späteren Wechsels.
Software mit echten Arbeitsabläufen testen
Spiele zwei oder drei häufige Aufgaben des Teams durch und notiere Zeit, Fehler und manuelle Schritte. Teste Integrationen, Datenexport und Rechteverwaltung mit repräsentativen Daten. Rechne Einführung, Schulung und kostenpflichtige Erweiterungen ein, denn der niedrigste Abopreis führt nicht zwingend zu den niedrigsten Gesamtkosten.
